Tipps & Tricks

Tipps & Tricks

Rund um den Maturaball treten häufig Fragen auf. Um einige eurer Fragen und Ungewissheiten schnell beiseite zu räumen, haben wir hier für euch ein bisschen Lesestoff vorbereitet und hoffen, euch damit unter die Arme greifen zu können. Diese Tipps & Tricks für euren Maturaball gehen auf immer wiederkehrende Fehler, die auch uns passiert sind, und andere gerne vergessene Stressquellen ein.

1. Das Ball-Komitee
Ins Ball-Komitee sollten jene Schüler*innen gewählt werden, die Freude am Organisieren haben, bereit sind, selbst mitzugestalten und sich hier richtig entfalten möchten. Nur wer Freude an dieser Aufgabe hat, wird bereit sein, die nötigen zusätzlichen Meter zu gehen. Schön ist es, wenn es gelingt, dass die Mitglieder des Komitees, sich in ihren Fähigkeiten ergänzen. Es liegt in der Natur des Menschen, dass nicht alle Talente gleichmäßig verteilt sind, so ist die Durchmischung zwischen „extrovertierten Machern“, aber auch „organisatorischen Bewahrern“ durchaus hilfreich. Das ermöglicht auch die unterschiedlichen Charaktere aller Maturant*innen zumindest ansatzweise schon in den Komitee-Sitzungen zu berücksichtigen. Es ist aus unserer Sicht, auch bei absoluter Demokratie-Befürwortung, ein Muss eine*n Teamsprecher*in zu wählen, denn im Laufe der Organisation, besonders am Balltag selbst, muss eine Person die Letztverantwortung tragen und kurzfristig Entscheidungen treffen können, wenn eine gemeinsame Abstimmung zeitlich nicht mehr möglich ist.

Die Aufgabe der Kassiere ist es, die Finanzen gut zu verwalten, immer einen Überblick über noch nicht eingelangte und zugesagte Gelder zu haben und ganz besonders, alle Belege, Angebote und Verträge anzuschauen und immer griffbereit zu haben. Nicht selten kommt es vor, dass Angebote aus den Augen verloren werden und so Sponsor Gelder und/oder Gutscheine nicht abgeholt werden.

Zusammenfassend kann man sagen, dass Aufgaben und Verantwortungen im Ball-Komitee verteilt werden sollten, aber, dass es unbedingt notwendig ist, die erhaltenen Informationen regelmäßig weiterzugeben und zu sammeln. Denn was hilft die zugesagte Spende in Höhe von 1.000,00 €, wenn die Maturaball-Zeitungsmacher*innen, nicht wissen, dass ein Inserat einzuplanen ist und wegen dem fehlenden Beitrag in der Zeitung, das Geld zurückgezahlt werden muss.

2. Stichwort: Volljährigkeit
Verträge die von unter 18-jährigen unterschrieben werden, sind in Österreich nur teilweise gültig. Deshalb solltet ihr unbedingt einige Eltern von euch fragen, ob sie bereit sind, Verträge für euch zu unterschreiben und damit natürlich auch die Verantwortung zu übernehmen. Wir wissen, dass das keine kleine Aufgabe ist, aber wenn ihr als Maturaball-Komitee kompetent auftretet, werdet ihr bestimmt Eltern finden, die dazu bereit sind. Denn immer wieder kommt es vor, dass Verträge kurzfristig zurückgezogen oder storniert werden, da eine minderjährige Person unterschrieben hat. Wenn ihr aber im Vorhinein Eltern bzw. Volljährige findet, die euch hier unterstützen, bleiben euch all diese Strapazen erspart.
3. Vertrags-Tipps
Verträge haben rechtliche Konsequenzen, daher ist es essentiell, dass ihr euch intensiv damit beschäftigt. Ihr solltet nur zusagen bzw. unterschreiben, wenn euch klar ist, welche Auswirkungen sich aus der Unterschrift ergeben. (Achtung: Verträge können auch ohne Unterschrift geschlossen werden, was schon einige vor euch teuer erfahren mussten!). Daher empfehlen wir euch, euch für die Verträge viel Zeit zu nehmen.

Die Erfahrung lehrt uns, dass mehrseitige Verträge dazu neigen, intransparent zu werden und zu mehr Pflichten, als Rechten führen. Kombi-Verträge mehrerer Anbieter haben oft den Nachteil, dass die einzelnen Anbieter bei etwaigen Änderungen nicht so flexibel bzw. kulant reagieren können, wie sie es vielleicht gerne bei Einzelverträgen tun würden, weil sie auch Rücksicht auf die anderen Vertragsparteien nehmen (müssen).

Auf was ihr aus unserer Sicht auf jeden Fall achten solltet:

Klarheit über Preis:

  • Was ist im ausgewiesenen Preis inkludiert? (z.B. sollte es eine genaue Aufzählung der inkludierten Leistungen und bei Personen unbedingt zusätzlich eine Angabe der inkludierten Stunden vorhanden sein.)
  • Welche Kostenreduktionen sind vereinbart? (z.B. kann es günstiger sein, wenn ihr das Logo des Anbieters auf euren Eintrittskarten o.ä. anbringt oder auch wenn eine gewisse Schüleranzahl Kunde des Anbieters ist, o. ä. m.)
  • Wann ist eine Anzahlung in welcher Höhe fällig?
  • Behält sich der Anbieter etwaige Preisanpassungen vor? (z.B. könnte vereinbart werden, dass etwaige Inflations-Anpassungen bei der tatsächlichen Zahlung zu berücksichtigen sind)

Klarheit über die Storno-Bedingungen (Welche Kosten fallen je nach Grund des Stornos an?)

Wobei folgende 5 Gründe auf jeden Fall abgedeckt sein sollten:

  • „Anbieter kann nicht liefern“
  • Behördliche Absage der Veranstaltung“
  • Behördliche Einschränkung“ (z.B.: Begrenzung der max. zulässigen Besucheranzahl):
  • „Verschiebung w/behördlicher Vorgaben“
  • Rücktritt des Veranstalters“

Klarheit wie mit Nachträgen/Ergänzungen nach bereits unterschriebenen Verträgen umgegangen wird

z.B. könntet ihr vereinbaren wollen, dass diese der Schriftlichkeit und der nochmaligen dokumentierten Kenntnisnahme mittels (gültiger) Unterschriften der vertretungsbefugten Personen bedürfen.

Was in Bezug auf die Unterschriften bewusst sein sollte!

  • Unterschriften der Schüler als Veranstalter:

Die unterzeichnenden Schüler bestätigen mit ihrer Unterschrift, vertretungsbefugt im Namen der Veranstalter zu handeln und nehmen zur Kenntnis, dass bei Leistungserbringung das vereinbarte Entgelt von allen Mitschülerinnen und Mitschüler gemeinsam zu bezahlen ist.

  • Unterschrift(en) volljährige vertretungsbefugte Person(en):

Die unterzeichnenden volljährigen Personen bestätigen mit ihrer Unterschrift, dass ihnen der Inhalt der Vereinbarung inklusive aller daraus resultierenden Konsequenzen vom Leistungserbringer erläutert wurde und bewusst ist. Wichtig ist auch zu wissen, wer das vereinbarte Entgelt zum gegebenen Zeitpunkt zu begleichen hat.

  • Unterschrift(en) Anbieter

Der unterzeichnende Anbieter bestätigt mit seiner Unterschrift, die angeführten Leistungen zu den angeführten Bedingungen liefern zu wollen und dass er sich vorab von der Vertretungsbefugnis und Volljährigkeit der Vertragspartner überzeugt hat.

4. Location um jeden Preis
In manchen Schulen ist es üblich, dass immer dieselben Locations gewählt werden (müssen). Ob es sich dabei um eine Vorgabe der Schulleitung handelt oder ob es an dieser Schule “einfach Tradition ist”, können wir nicht beurteilen. Sollte diese Forderung aber von eurer Schule kommen, ob direkt oder indirekt, ist es durchaus erlaubt, diese zu hinterfragen. Wenn es eurer Schule bzw. Direktion wirklich so wichtig ist, in dieser einen (oft sehr teuren) Location zu feiern, dann traut euch und sprecht eure Direktion darauf an, ob sie dazu bereit sind euch zu unterstützen. Schließlich ist für euch eine, womöglich sogar doppelt so teure, Location wesentlich schwerer zu stemmen. Meist ist es für die Schulleitung einfach(er) über den Absolvent*innenverein oder wirtschaftliche Partner Sponsoren für euren Maturaball aufzutreiben. Wenn euch eure Schule dabei nicht unterstützen kann bzw. will, ist es kein Problem und vollkommen legitim auch nach anderen Locations und Angeboten Ausschau zu halten.
5. Maturaballkonto
Euer Maturaball-Konto wird von der Bank als Quasi-Treuhandkonto geführt. Das heißt, auf dem Konto liegt Geld, das nicht dem Kassier allein, sondern euch allen gehört. Die Bank muss daher wissen, wer die wirtschaftlichen Eigentümer der verwalteten Gelder sind. Dafür benötigt die Bank eine Liste mit den Vor- und Zunamen, sowie den Geburtsdaten aller Maturantinnen und Maturanten.

Was ist noch bei der Eröffnung des Ballkontos zu beachten: Mindestens zwei Vertreter des Ball-Komitees können ein Maturaball-Konto eröffnen – mitzubringen ist neben den persönlichen amtlichen Lichtbildausweisen, eine Schulbesuchsbestätigung und die oben schon erwähnte Schülerliste.

Behebungen und Überweisungen sind, auch zu euren eigenen Schutz, immer mit zwei Unterschriften zu autorisieren. Daher empfehlen wir euch drei zeichnungsberechtigte Personen (Kassier und -Stellvertreter und Rechnungsprüfer bieten sich an) zu nominieren, damit ihr auch immer finanziell handlungsfähig seid, wenn zum Beispiel einer der beiden Kassiere ausfällt.

Zu guter Letzt solltet ihr vor der Gewinnauszahlung eure Bank fragen, ob es möglich ist, diese anhand der von euch befüllten Excel-Datei vor zu übernehmen. Das erspart euch das Ausfüllen von vielen Überweisungen und Unterschriften und eigentlich auch der Bank die manuelle Bearbeitung, weil sie technisch durch Einlesen der strukturierten Excel-Vorlage gleichsam die Buchungen auslösen kann.

6. Billig ist nicht immer super
Es ist sicher gut und sinnvoll, von vielen potenziellen Anbietern Angebote einzuholen, zu vergleichen und auch nach Preisen zu entscheiden. Vorsicht ist allerdings geboten, wenn die Angebote nicht wirklich vergleichbar sind (hier hilft unser Anbietervergleich) und/oder die Erfahrung des Anbieters fehlt. Ein Strauß Rosen von einem unbekannten Anbieter wird nicht das Problem sein, wenn aber der Choreograf der Polonaise oder der Fotograf keine Erfahrungen mit Projekten dieser Größenordnung hat, kann das fatale Auswirkungen haben. So ist es schon vorgekommen, dass die Ball-Fotografie zwar nur knapp 500,00 € gekostet hat, aber dafür nur sehr wenige Fotos wirklich brauchbar geworden sind und von der Polonaise kaum Fotos gemacht wurden. Wenn die Fotografen, es nicht gewohnt sind, aus dieser knappen Distanz und mit dieser Stress-Situation (bis zu 50 Paare in 3 Minuten) umzugehen, sollte man sich fragen, ob man nicht am falschen Ende spart. Ähnliches ist bei Choreografien zu beobachten. Es macht eben einen Unterschied, ob 25 und mehr Paare auf engstem Raum eine neu erlernte Polonaise tanzen oder ob 10 Jugendliche eine Hip-Hop-Einlage performen.
Das soll nicht heißen, billig ist sofort schlecht, aber es soll zum Nachdenken anregen und darauf hinweisen, dass nicht immer gleich dem ersten Angebot zugestimmt werden sollte.
7. Fragen kostet nichts
Traut euch frech zu sein, jede Frage ist erlaubt und mehr als ein “Nein” kann nicht zurückkommen. Daher habt den Mut und hinterfragt, ob ein Rabatt von Seiten der Anbieter möglich ist, im Gegenzug könnt ihr ja anbieten, Werbeflächen in der Ballzeitung oder der Präsentation zur Verfügung zu stellen. Oft ist es für Anbieter leichter, Rabatte zu geben als selbst als Sponsor einen Beitrag zu zahlen, so ist das eine einfach Möglichkeit, euren Finanzstatus “im Vorbeigehen ” etwas aufzubessern.
8. Auftreiben von Sponsoren
Nicht alle Maturant*innen fühlen sich wohl dabei Sponsoren zu suchen und so “betteln” zu gehen. Uns ist klar, dass das manchen sehr viel Überwindung kostet und wenn Mitschüler*innen sich dabei unwohl fühlen, ist das zu respektieren. Anderen wiederum fällt es deutlich leichter, potenzielle Spender anzusprechen und/oder haben vielleicht die Möglichkeit im Familien- und Bekanntenkreis nach Sponsoren für den Maturaball Ausschau zu halten.

Hier bietet sich auch eine tolle Möglichkeit aktiv zusammenzuarbeiten. Eher introvertierte Schüler*innen können zum Beispiel nach Firmen suchen, die als Sponsoren in Frage kommen, während eher Extrovertierte dann mit diesen Firmen Kontakt aufnehmen. Bei derartiger Arbeitsteilung gilt es natürlich aufzupassen, dass etwaige Punktesysteme, für die Tisch-Auswahl oder die Auszahlung, nicht durcheinanderkommen.

9. Optimale Mengen planen
Alle Stückzahlen richtig zu vorherzusagen grenzt an eine Meisterleistung, aber wir wollen euch helfen einige Anhaltspunkte zu schaffen.

Bei den Maturaballzeitungen kann man sich realistischerweise auf die eigene Familie und einige Lehrer beschränken. Dazu kommen noch einige Ansichtsexemplare, die ihr für die Sponsoren braucht, um diesen nachzuweisen zu können, dass ihr Inserat in eurer Ballzeitung gelandet ist. Ansonsten kann man mit 2 bis 3 Zeitungen pro Maturant*in rechnen, dann sind die Eltern, auch falls diese nicht (mehr) zusammenleben, Taufparte*in und Großeltern im Normalfall versorgt.

Für den Kauf der Rosen, solltet ihr euch nach der Anzahl der Mädchen in eurem Jahrgang richten. 10 Rosen pro Maturantin sollten ein guter Anhaltspunkt sein, euren Rosen-Bedarf zu decken. Wenn ihr das Gefühl habt, dass ihr mehr Rosen für die Wahl zur Ballkönigin braucht könnt ihr diesen Wert natürlich anpassen. Allerdings wollen wir euch darauf hinweisen, dass gerade bei Rosen darauf geachtet werden sollte, alle am Ballabend zu verkaufen.

Bei Tombolapreisen hingegen gilt ein anderes Motto. Zu viele Tombolapreise gibt es eigentlich nicht. Ein vernünftiger Los-Preis (2,50€ bietet sich an) ermöglicht durchaus viele Lose zu verkaufen. Ansonsten solltet ihr Bedenken, dass mehrere Gegenstände oft erst zusammen einen “vollwertigen” Preis ergeben. Ihr wollt ja schließlich nicht die Erwartungen eurer Gäste enttäuschen.

Der Einkauf für den Getränkestand hängt ganz davon ab, ob ihr ganze Getränke oder zumindest Teile davon, auf Kommission kaufen könnt. Also einfach gesagt, ob ihr ungeöffnete Packungen nach eurem Maturaball zurückgeben könnt, ohne diese bezahlen zu müssen. Wenn das möglich ist, ist es durchaus sinnvoll mit größeren Mengen zu rechnen, da das Risiko auf eurer Seite nahezu wegfällt. Ansonsten empfiehlt es sich von weniger Verkauf auszugehen und dafür all das, was ihr eingekauft habt auch sicher an eure Gäste zu verkaufen.

10. Tombola-Preise in einheitlichem Sackerl
In den letzten Jahren hat sich die Ausgabe der Tombola-Preise in zur Verfügung gestellten Sackerl bewährt. Gelegentlich sind Sponsoren bereit die Anzahl ihrer, zur Verfügung gestellten, Sackerl entsprechend zu erhöhen und auch einen Sponsor Beitrag zu zahlen, wenn ihr nur deren Sackerl verwendet. Schließlich ist das ja auch eine Form der Werbung, die sogar bis in die Wohnzimmer nach Hause kommt.
11. Technische Ausstattung der Location
Damit eure Gäste immer einen guten Überblick über das Ballgeschehen haben, sollten Leinwände für die Videoübertragung nicht fehlen. Wenn eure Location viele Nebenräume hat, in denen auch Ballgäste sitzen, ist eine Bild- und Tonübertragung in diese natürlich optimal. Damit nicht alle “gezwungen” sind, sich in den häufig überfüllten Hauptsaal zu zwängen. Eine Leinwand hinter der Bühne ist unserer Meinung nach für jeden Maturaball Pflicht. Das wird euch dabei helfen, dass all eure Gäste einen guten Blick auf eure Polonaise bzw. Mitternachtseinlage haben und verhindert, dass Besucher*innen aufstehen und so anderen die Sicht versperren.

Um die optimale technische Ausstattung für euren Maturaball zu finden, versetzt euch in die Rolle der Ballgäste. Je nach Plänen für Eröffnung und Mitternachtseinlage könnt ihr ja etwaige Leinwände oder andere technische Spielereien, auch sehr kurzfristig, dazubuchen.

12. Abendkasse und hinterlegte Karten
Es ist wichtig, dass möglichst viele Karten bereits im Vorfeld an eure Gäste verkauft werden. Einerseits ist es dann kein finanzieller Nachteil, wenn eure Gäste kurzfristig doch keine Zeit haben, andererseits ist das Geld am Ballabend schon am Konto und ihr müsst euch nicht mehr darum kümmern. Es muss auch klar sein, ob am Eingang hinterlegte Karten bereits bezahlt sind oder in die Abendkasse zu bezahlen sind (hier helfen gut beschriftete Kuverts bzw. zentrale Listen inkl. derartiger Hinweise). Des Weiteren empfiehlt es sich, das Geld für noch nicht bezahlte Karte noch vor dem Ball einzusammeln, da dies erfahrungsgemäß nach dem Ball sehr schwierig ist. Schließlich wollt ihr ja nach eurem Maturaball möglichst schnell die finale Abrechnung hinter euch bringen. Wie fast immer gilt auch hier, klare Regelungen machen den Ablauf später einfacher, da keine ungewollten Missverständnisse auftreten.
13. Ehrengäste in der richtigen Reihenfolge begrüßen
Spätestens beim Schreiben der Rede tritt die Frage auf, wer sollte wann begrüßt werden. Dazu gilt festzuhalten, dass zuallererst eure Eltern und die Lehrer allgemein und im Besonderen die Klassenvorstände und die Direktorin / der Direktor zu begrüßen sind. (Dies ist auch eine gute Gelegenheit den Klassenvorständen und dem Direktor etwaige Blumensträuße oder Geschenke direkt an ihrem Tisch zu überreichen, damit diese Aufmerksamkeiten diese speziellen Ehrengäste in weiterer Folge nicht mehr auf der Bühne bei ihren Reden behindern!)
Sind diese Gäste begrüßt, sieht das Protokoll folgende Reihenfolge (falls jemals einer von diesen euren Maturaball besuchen sollte 😉) vor:

  • Bundespräsident
  • Nationalratspräsident
  • Bundeskanzler
  • Mitglieder der Bundesregierung
  • Abgeordnete zum Nationalrat
  • Abgeordnete zum Bundesrat
  • Kirchliche Würdenträger auf dieser Ebene z. B. Kardinal

Danach kommen die Vertreter des Landes und der Gemeinde:

  • Landeshauptmann
  • Landtagspräsident
  • Mitglieder der Landesregierung
  • Abgeordnete zum Landtag
  • Kirchliche Würdenträger auf Landesebene z.B. Bischof, etc.
  • Bürgermeister
  • Stadträte
  • Gemeinderäte

Erst danach solltet ihr die Hauptsponsoren begrüßen und euch bei diesen bedanken.

14. Optimal Verkaufen
Es hat sich bewährt, gerade am Beginn des Ballabends, den Einsatz der Maturant*innen im Verkauf zu erhöhen und Lose, Maturaballzeitungen, Rosen direkt an den Tischen anzubieten. Im Optimalfall starten zumindest je 2 Teams an den beiden Seiten des Veranstaltungsraumes, um möglichst viele Gäste direkt an den Tischen anzusprechen. Das hat den Vorteil, dass sich einerseits die Gäste und potenziellen Käufer keine Gedanken machen müssen, wo sie das Gekaufte ablegen sollen und andererseits, meist die Eigendynamik den Verkauf fördert (Stichworte: Wenn der Opa für alle Damen am Tisch eine Rose kauft, dann macht das meist auch der Pate u.ä., wenn die Eltern eine Maturaballzeitung kaufen, dann ist es auch für die weiteren Gäste interessant, die aber wahrscheinlich nicht extra zu einem Verkaufsstand kommen würden.)

Es ist wirklich angenehm und erspart viel Stress, wenn ihr schon gegen 23:00 Uhr alles verkauft habt und den ein oder anderen Stand schließen könnt. Dann habt ihr mehr Zeit, die ihr euren Gästen und/oder Vorbereitungen der Mitternachtseinlage widmen könnt.

Denkt daran in regelmäßigen Abständen zwischen Eröffnung und Mitternachtseinlage auf die Kaufmöglichkeiten in eurer Beamer-Präsentation und auch in Musikpausen mittels Mikro hinzuweisen. Wenn es Dinge gibt, die kaum nachgefragt werden, können diese Durchsagen auch für Special-Offerts genützt werden z.B.: “Die letzten 100 Rosen gibt es um 30% ermäßigt.” Denn es ist besser eure Produkte günstiger zu verkaufen, als auf den Resten sitzen zu bleiben und gar keinen Ertrag zu machen.

15. Verkaufsstände gut platzieren
Im Optimalfall befinden sich eure Stände immer gut sichtbar an den “Hauptverkehrsrouten” (Weg vom Eingang zum Tisch, vom Tisch zur Bar oder zum WC). Gute Sichtbarkeit erhöht die Verkaufschancen stark, da so viel mehr Besucher*innen überhaupt erst auf den Stand aufmerksam werden. Im Optimalfall gelingt es auch, derartige Tische schon beim Einlass sichtbar zu machen und nicht z.B. durch das Spalierstehen zu verdecken. Eure Tombolapreise sind im Bereich des Ausganges gut platziert, da sich viele Gäste erst beim Heimgehen die Geschenk-Sackerl abholen und dies mit dem Weg zur Garderobe verbinden können.
16. Trinkgelder
Die Erfahrung zeigt, dass gut durchdachte Preise, dazu führen, dass die Gäste auch gerne auf den nächsten 5er oder 10er aufrunden. Klärt daher im Vorfeld unbedingt ab, ob derartige Trinkgelder/Spenden dem Ballbudget (unser Favorit) oder den Verkäufern zustehen. Vorab ausgesprochen und klar kommuniziert, erspart unnötige Streitereien im weiteren Verlauf.
17. Aufgepasst auf's Geld
Für alle Maturant*innen sind die Polonaise und auch die Mitternachts-Einlage die absoluten Highlights. In diese wurde viel Zeit und Energie, vom Planen bis zur Perfektion der Abläufe, investiert und so ziehen diese natürlich viel Aufmerksamkeit auf sich. Hierbei sollte aber nicht auf das Geld an den Verkaufsständen vergessen werden. Also ist es ein muss, vertrauenswürdige Personen oder Maturant*innen die nicht mittanzen zu organisieren, die in dieser Zeit ein Auge auf eure Stände haben. Ansonsten wechseln einige hundert Euro sehr schnell den Besitzer. Vor Eröffnung und Mitternachtseinlage empfiehlt es sich sonst auch, die Kassen möglichst leer zu räumen, und nur mehr das nötigste Wechselgeld darin zu lassen.

Um andere Geldverluste zu vermeiden, hat es sich bewährt, klare Regeln aufzustellen, wer, wann, das Geld von den Ständen einsammelt. Des Weiteren ist es (vor allem für den Kassier) wichtig, das Geld überschlagsmäßig zu zählen und sicher zu lagern. Hier hilft es ungemein Elternteile (z.B. 1 pro Klasse) zur Unterstützung zu holen. Dies spart euch etwaige Diskussionen bzw. Anschuldigungen im Nachhinein, dass sich der Kassier heimlich, ein kleines Trinkgeld gegönnt hat.