Kalkulations-Tool

Kalkulations-Tool

Im Zuge der Ball-Vorbereitungen stößt man häufig auf ungeahnte Fragen. Aber vor allem wenn es um die Wahl diverser Verkaufspreise geht fühlt man sich schnell überfordert, da man diese ja nicht willkürlich wählen möchte. Hier wollen wir Abhilfe schaffen. Das Kalkulations-Tool von Ball-Checker hilft euch euren Maturaball im Vorhinein finanziell zu planen. Angefangen mit Einnahmen, die ihr schon vor eurem Ball machen könnt, wie Schulfeste, Sposonsorings oder ähnliches, bis hin zu den Ein- und Ausgaben am Ball selbst.

So könnt ihr schon von Anfang an abschätzen, wie viel für jeden von euch übrig bleiben wird. Falls das nicht genug sein sollte, um eure Maturareise zu bezahlen, könnt für die ein oder andere Sache ja noch etwas mehr verlangen.

Vorlage
Anleitung

Anleitung

Unser Kalkulations-Tool kann vieles, ist allerdings auch nicht ganz einfach. Mit der Anleitung schafft ihr das aber bestimmt.

Vor dem Ball

Bevor es zum Ball-Abend geht, wechselt schon viel Geld den Besitzer. Um diese Beträge ein bisschen besser einschätzen zu können, könnt ihr hier Fix-Ausgaben und erste Einnahmen berechnen.

Annahmen allgemein

Zuerst solltet ihr die allgemeinen Annahmen treffen. Dazu gehören, Besucheranzahl, Anzahl der Maturantinnen und Maturanten und Anzahl der Freikarten. Falls ihr schon eine Location im Auge habt, könnt ihr einfach die Daten dieser Location eingeben. Sollte das nicht der Fall sein kann unser Location-Vergleich sicher weiterhelfen. Danach müsst ihr eintragen, wie viele Gastgeber ihr beim eurem Maturaball sein werdet. Zu guter Letzt gilt es abzuschätzen, wie viele Freikarten ihr brauchen werdet. Dazu zählen eure Tanzpartnerinnen und Tanzpartner, falls diese nicht aus eurer Schule kommen, Ehrengäste und Freikarten für Sponsoren. Dann habt ihr schon euer erstes Ergebnis: wie viele Karten jeder von euch verkaufen kann.

FIX-Ausgaben

Hier geht es darum, die größten Kosten eures Maturaballs abzuschätzen und zu planen. Von Location, über Druckkosten, bis hin zur Anmeldung der Veranstaltung wird hier alles mit einberechnet. Einige dieser Kosten wisst ihr bestimmt schon, aber solltet ihr euch bei manchen unsicher sein, könnt ihr euch an unserer Vorlage orientieren. Falls ihr noch andere Dinge für euren Ball plant, zum Beispiel ein Shuttle-Service oder eine Foto-Box, könnt ihr diese hier ergänzen.

Kartenverkauf & Einnahmen vor dem Ball

Der Kartenverkauf ist eure Haupteinnahmequelle. Hier wird die Anzahl der Karten angezeigt, die ihr verkaufen könnt. Genauer gesagt, die maximal Anzahl der Besucher ohne euch, eure Tanzpartner und der anderen Freikarten. Beim Verkaufspreis der Karten empfiehlt es sich mit dem Vorverkaufspreis zu rechnen, da die meisten Karten vor dem Ball den Besitzer wechseln.

Falls ihr eine Pre-Party veranstaltet, könnt ihr die Karten-Erlöse auch hier errechnen. Hier müsst ihr allerdings beachten, dass einige Party-Locations Anteile an eurem Kartenverkauf verlangen. Sollte das der Fall sein, tragt einfach statt dem Verkaufspreis, euren Anteil ein. Wenn ihr den Gesamt-Erlös der verkauften Karten behalten dürft, müsst ihr meistens für die Location selbst bezahlen, dies ist dann bei den Ausgaben einzutragen.

Die anderen Einnahmen vor dem Ball könnt ihr ganz einfach in die darunter stehende Tabelle eintragen. Falls ihr die Einnahmen nur schwer einschätzen könnt, empfehlen wir euch, die Preise aus der Vorlage für eure Maturantenanzahl zu adaptieren.

Erster Zwischenstand

Wenn dieser erste Zwischenstand positiv ausfällt, habt ihr schon vieles richtig gemacht!

Der Ball-Abend

Jetzt rückt euer großer Abend schon sehr nahe. In diesem Abschnitt könnt ihr berechnen, wie viel euch der Ball-Abend einbringen und kosten wird.

Einnahmen und Ausgaben am Ball

Neben den Klassikern wie Tombola, Zeitung und Schätzspiel könnt ihr hier auch individuelle Dinge wie Glühwein oder Maturaballwein eintragen. Bei allen Dingen, die ihr verkaufen werdet, muss sowohl die Anzahl, als auch Verkaufspreis und Kosten eintragen werden. Das Kalkulations-Tool wird euch dann sofort den Ertrag pro Verkauf und den Gewinn berechnen. Beim Schätzspiel ist es natürlich möglich, dass unendlich oft geschätzt wird, allerdings solltet ihr hier realistische Werte eintragen. Erfahrungen haben gezeigt, dass man mit 35-45% der Ballbesucher rechnen kann. Da die Kosten für den Druck der Maturazeitung schon bei den FIX-Ausgaben berücksichtigt werden, ist hier der Gewinn verfälscht dargestellt. Im Gesamt-Überblick wirkt sich diese Verzerrung aber natürlich nicht aus.

Wenn ihr all das ausgefüllt habt, wisst ihr auch wie viel euch der Ball-Abend selbst einbringen kann und damit geht es auch schon zum Gesamt-Ergebnis!

Das Ergebnis

Hier könnt ihr zu allererst das bestmögliche Ergebnis eures Maturaballs sehen. Wenn ihr alle Karten verkauft und alle anderen geplanten Einnahmen (Sponsoring, Schulfest und auch die Einnahmen von Ball selbst) zu 100% schafft, könnt ihr dieses Ergebnis erreichen. Des Weiteren könnt ihr euch ein Bild davon machen, wie dieses Ergebnis für jede und jeden von euch aussieht.

Wann rechnet sich der Ball?

Eine der Hauptfunktionen unseres Kalkulations-Tools findet ihr hier am Ende. Hier könnt ihr sehen, ab wann der Maturaball für euch Gewinn abwirft. Diese Felder werden grün markiert. Am oberen Rand der Tabelle seht ihr, wie viele Karten jede und jeder von euch verkaufen muss und am linken Rand seht ihr wie viel Prozent der geplanten Einnahmen eintreffen sollten.

Also liest sich die Tabelle zum Beispiel so: Wenn alle Maturanten im Durchschnitt 20 Karten verkaufen und ihr 60% der geplanten Einnahmen machen könnt, macht euer Ball Gewinn.

Wir hoffen und wünschen euch natürlich, dass euer Maturaball ein tolles Erlebnis wird und auch einen Gewinn für eure Maturareise abwirft. Falls ihr noch offene Fragen habt, könnt ihr uns gerne jeder Zeit eine E-Mail schicken und wir werden euch so schnell es geht antworten. Bis dahin, alles Gute für eure Vorbereitungen!