Checklisten
Unsere allgemeine Checkliste gibt euch einen schnellen Überblick darüber, was im Zuge eurer Ballvorbereitung im Wesentlichen zu tun ist. Sie leitet euch vom ersten Elternabend, über die Locationssuche, bis hin zum Maturaball selbst. Die anderen Checklisten, können euch bei der zeitlichen Planung am Balltag helfen oder in der ganzen Vorbereitungszeit unterstützen.
Wichtig ist die fristgerechte Anmeldung durch euch bei diversen Behörden. Wir empfehlen diese sehr früh vorzunehmen, damit in der Hitze des Gefechtes es nicht doch noch in Vergessenheit gerät.
- Veranstaltungsreferat
- Steueramt
- AKM
- Rettungsdienst
zusätzlich meist vorgeschrieben:
- Brandsicherheitswache
- Security Team
In Graz sind das:
- Bau- und Anlagenbehörde, Veranstaltungsreferat
- Magistrat Graz, Steueramt
Schmiedgasse 26
+43 316 872 3441 - AKM
- Rettung, Rotes Kreuz Steiermark
Münzgrabenstraße 151
+43 50144 516415 - Freiwillige Feuerwehr der Stadt Graz
Uhrzeit | Was |
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7:45 | Treffpunkt Schule bzw. Lagerort der gesammelten Vorbereitungen |
8:00 | Anlieferung – Blumen für Rosenkönigin, Klassenvorstände und Dekoration |
Anlieferung – Dekoration | |
Anlieferung – Geschenke für Direktor und Klassenvorstände | |
Anlieferung – Tombolapreise | |
Anlieferung – Ball-Zeitung | |
Anlieferung – Getränke für Verkaufsstand | |
Anlieferung – Utensilien für Schätzspiel | |
Anlieferung – Fotos, etc | |
8:45 | Treffpunkt bei der Ball-Location |
9:00 | Tombola-Ausgabe – Aufbau (aufsteigend nummeriert) |
Dekoration – Tische | |
Dekoration – Bühne | |
Dekoration – Eingangsbereich | |
10:00 | Kuchenstand – Aufbau |
12:00 | Abrechnung/Rückgabe nicht verkaufter Karten |
12:30 | Auf das eigene Wohl achten: Essen bestellen, jausnen, alkoholfreie Getränke konsumieren |
13:00 | Erstellung Übersichtsliste und Kuverts für hinterlegte Karten (Vermerk, ob bezahlt) Abendkasse |
14:30 | Polonaise – Stellprobe |
16:00 | Getränkestand – Aufbau |
16:30 | Sound-Check Musik |
Detailplanung mit Musikern (Pausen) | |
Mitternachtseinlage – Generalprobe | |
Moderation – Generalprobe | |
18:30 | Polonaise – Generalprobe |
Wechselgeld für Verkaufsstände ausgeben | |
Öffnen der Abendkasse | |
Öffnen Getränkestand Outdoor | |
18:50 | Aufstellung Spallier |
19:00 | Einlass |
19:30 | Foto-Shooting Start |
20:15 | Treffpunkt für Polonaise |
20:30 | Eröffnungsrede Moderation |
Geschenke für Direktor und Klassenvorstände vorbereiten | |
20:35 | Rede der Direktorin / des Direktors |
20:40 | Vorstellen der Maturantinnen und Maturanten durch die Klassenvorstände |
20:50 | Polonaise |
21:15 | Start der Verkaufsaktivitäten an den Gästetischen |
22:00 | Start Ausgabe der Tombolapreise |
23:00 | Kassasturz 1 (Absammlung der Scheine, 1. Zählung und sichere Verwahrung, ev. Ablieferung bei Bank) |
23:45 | Vorbereitung für Mitternachtseinlage |
23:50 | Ballkönig/Ballkönigin Kür |
23:55 | Schätzspiel – Auflösung |
0:00 | Start Mitternachtseinlage |
2:00 | Ausmoderation “Danke und Goodbye” |
Ballende | |
2:15 | Kassasturz 2 |
Zusammenräumen | |
3:00 | Wechsel zum Übergangslokal |
6:00 | Wechsel zum Sektfrühstück |
7:00 | Abholung der Restbestände inkl. Bekleidung |
8:00 | Vollständige Räumung der Veranstaltungslocation |
Vorlagen
Hier findet ihr hilfreiche Vorlagen, die euch die Organisation eures Maturaballs erleichtern und übersichtlicher gestalten sollen. Sie stehen euch selbstverständlich alle gratis und ohne Login zum Download zur Verfügung.
Oft fühlen sich Eltern und Mitschüler schlecht informiert. Um ein schnelles Status-Update geben zu können, könnt ihr hier eine Vorlage herunterladen, die alle wichtigen Informationen auf einer Seite zusammenfasst.

Diese Vorlage dient euch dazu stets einen guten Überblick über die ausgegebenen Karten zu haben. Des Weiteren seht ihr wie hoch euer Verkaufserlös ist, den ihr direkt in unser Kalkulations-Tool eintragen könnt. In dieser Excel stehen euch drei Blätter für den Ball, die Pre-Party und das Übergangslokal zur Verfügung.

Um euch das Zusammenstellen der Sponsorpakete etwas zu erleichtern, haben wir hier eine Vorlage für euch. Ihr könnt aber natürlich einfach die EXCEL-Datei herunterladen und eure individuellen Preise einfügen. Falls ihr euch bei den Preisen nicht ganz sicher seid, könnt ihr an diesen sehr gerne schrauben. Für spezielle Fragen, weil euer Ball besonders groß oder auch besonders klein ist, könnt ihr uns gerne schreiben und wir werden euch diesbezüglich gerne unterstützen.

Diese kleine Excel-Tabelle soll euch einen Überblick geben für welche Bereiche ihr einen Verantwortlichen und eventuell einen Stellvertreter bestimmen solltet. In einigen Fällen, wie z.B.: den Finanzen sollte es auch einen 2. Stellvertreter geben, um stets zwei Zeichnungsberechtigte zu haben. Wenn ihr das klar nach außen kommuniziert, ist für jeden und jede von Anfang an klar, an wen man sich wenden muss, wenn man ein Anliegen hat.
