Checklisten
Unsere allgemeine Checkliste gibt euch einen schnellen Überblick darüber, was im Zuge eurer Ballvorbereitung im Wesentlichen zu tun ist. Sie leitet euch vom ersten Elternabend, über die Locationssuche, bis hin zum Maturaball selbst. Die anderen Checklisten, können euch bei der zeitlichen Planung am Balltag helfen oder in der ganzen Vorbereitungszeit unterstützen.
allgemeine Checkliste
Behörden und wichtige Kontakte
Wichtig ist die fristgerechte Anmeldung durch euch bei diversen Behörden. Wir empfehlen diese sehr früh vorzunehmen, damit in der Hitze des Gefechtes es nicht doch noch in Vergessenheit gerät.
- Veranstaltungsreferat
- Steueramt
- AKM
- Rettungsdienst
zusätzlich meist vorgeschrieben:
- Brandsicherheitswache
- Security Team
In Graz sind das:
- Bau- und Anlagenbehörde, Veranstaltungsreferat
- Magistrat Graz, Steueramt
Schmiedgasse 26
+43 316 872 3441 - AKM
- Rettung, Rotes Kreuz Steiermark
Münzgrabenstraße 151
+43 50144 516415 - Freiwillige Feuerwehr der Stadt Graz
Zeitplan am Balltag
Es macht Sinn, euren Balltag gut durchzuplanen und für jeden Bereich einen (oder mehrere) Verantwortliche zu haben, um bestmöglich für alles gerüstet zu sein. Hierfür haben wir euch einen Muster-Tagesablauf vorbereitet, welchen ihr hier sehen könnt. Um euren individuellen zu erstellen, könnt ihr euch die Tabelle sowohl als PDF- als auch als Excel-Datei herunterladen.
| Uhrzeit | Was |
|---|---|
| 7:45 | Treffpunkt Schule bzw. Lagerort der gesammelten Vorbereitungen |
| 8:00 | Anlieferung – Blumen für Rosenkönigin, Klassenvorstände und Dekoration |
| Anlieferung – Dekoration | |
| Anlieferung – Geschenke für Direktor und Klassenvorstände | |
| Anlieferung – Tombolapreise | |
| Anlieferung – Ball-Zeitung | |
| Anlieferung – Getränke für Verkaufsstand | |
| Anlieferung – Utensilien für Schätzspiel | |
| Anlieferung – Fotos, etc | |
| 8:45 | Treffpunkt bei der Ball-Location |
| 9:00 | Tombola-Ausgabe – Aufbau (aufsteigend nummeriert) |
| Dekoration – Tische | |
| Dekoration – Bühne | |
| Dekoration – Eingangsbereich | |
| 10:00 | Kuchenstand – Aufbau |
| 12:00 | Abrechnung/Rückgabe nicht verkaufter Karten |
| 12:30 | Auf das eigene Wohl achten: Essen bestellen, jausnen, alkoholfreie Getränke konsumieren |
| 13:00 | Erstellung Übersichtsliste und Kuverts für hinterlegte Karten (Vermerk, ob bezahlt) Abendkasse |
| 14:30 | Polonaise – Stellprobe |
| 16:00 | Getränkestand – Aufbau |
| 16:30 | Sound-Check Musik |
| Detailplanung mit Musikern (Pausen) | |
| Mitternachtseinlage – Generalprobe | |
| Moderation – Generalprobe | |
| 18:30 | Polonaise – Generalprobe |
| Wechselgeld für Verkaufsstände ausgeben | |
| Öffnen der Abendkasse | |
| Öffnen Getränkestand Outdoor | |
| 18:50 | Aufstellung Spallier |
| 19:00 | Einlass |
| 19:30 | Foto-Shooting Start |
| 20:15 | Treffpunkt für Polonaise |
| 20:30 | Eröffnungsrede Moderation |
| Geschenke für Direktor und Klassenvorstände vorbereiten | |
| 20:35 | Rede der Direktorin / des Direktors |
| 20:40 | Vorstellen der Maturantinnen und Maturanten durch die Klassenvorstände |
| 20:50 | Polonaise |
| 21:15 | Start der Verkaufsaktivitäten an den Gästetischen |
| 22:00 | Start Ausgabe der Tombolapreise |
| 23:00 | Kassasturz 1 (Absammlung der Scheine, 1. Zählung und sichere Verwahrung, ev. Ablieferung bei Bank) |
| 23:45 | Vorbereitung für Mitternachtseinlage |
| 23:50 | Ballkönig/Ballkönigin Kür |
| 23:55 | Schätzspiel – Auflösung |
| 0:00 | Start Mitternachtseinlage |
| 2:00 | Ausmoderation “Danke und Goodbye” |
| Ballende | |
| 2:15 | Kassasturz 2 |
| Zusammenräumen | |
| 3:00 | Wechsel zum Übergangslokal |
| 6:00 | Wechsel zum Sektfrühstück |
| 7:00 | Abholung der Restbestände inkl. Bekleidung |
| 8:00 | Vollständige Räumung der Veranstaltungslocation |