Checklisten

Checklisten

Unsere allgemeine Checkliste gibt euch einen schnellen Überblick darüber, was im Zuge eurer Ballvorbereitung im Wesentlichen zu tun ist. Sie leitet euch vom ersten Elternabend, über die Locationssuche, bis hin zum Maturaball selbst. Die anderen Checklisten, können euch bei der zeitlichen Planung am Balltag helfen oder in der ganzen Vorbereitungszeit unterstützen.

allgemeine Checkliste
Behörden und wichtige Kontakte

Wichtig ist die fristgerechte Anmeldung durch euch bei diversen Behörden. Wir empfehlen diese sehr früh vorzunehmen, damit in der Hitze des Gefechtes es nicht doch noch in Vergessenheit gerät.

  • Veranstaltungsreferat
  • Steueramt
  • AKM
  • Rettungsdienst

zusätzlich meist vorgeschrieben:

  • Brandsicherheitswache
  • Security Team

In Graz sind das:

Zeitplan am Balltag
Es macht Sinn, euren Balltag gut durchzuplanen und für jeden Bereich einen (oder mehrere) Verantwortliche zu haben, um bestmöglich für alles gerüstet zu sein. Hierfür haben wir euch einen Muster-Tagesablauf vorbereitet, welchen ihr hier sehen könnt. Um euren individuellen zu erstellen, könnt ihr euch die Tabelle sowohl als PDF- als auch als Excel-Datei herunterladen.

UhrzeitWas
7:45Treffpunkt Schule bzw. Lagerort der gesammelten Vorbereitungen
8:00Anlieferung – Blumen für Rosenkönigin, Klassenvorstände und Dekoration
 Anlieferung – Dekoration
 Anlieferung – Geschenke für Direktor und Klassenvorstände
 Anlieferung – Tombolapreise
 Anlieferung – Ball-Zeitung
 Anlieferung – Getränke für Verkaufsstand
 Anlieferung – Utensilien für Schätzspiel
 Anlieferung – Fotos, etc
8:45Treffpunkt bei der Ball-Location
9:00Tombola-Ausgabe – Aufbau (aufsteigend nummeriert)
Dekoration – Tische
 Dekoration – Bühne
 Dekoration – Eingangsbereich
10:00Kuchenstand – Aufbau 
12:00Abrechnung/Rückgabe nicht verkaufter Karten
12:30Auf das eigene Wohl achten: Essen bestellen, jausnen, alkoholfreie Getränke konsumieren
13:00Erstellung Übersichtsliste und Kuverts für hinterlegte Karten (Vermerk, ob bezahlt) Abendkasse
14:30Polonaise – Stellprobe
16:00Getränkestand – Aufbau 
16:30Sound-Check Musik
 Detailplanung mit Musikern (Pausen)
 Mitternachtseinlage – Generalprobe
 Moderation – Generalprobe
18:30Polonaise – Generalprobe
 Wechselgeld für Verkaufsstände ausgeben
 Öffnen der Abendkasse
 Öffnen Getränkestand Outdoor
18:50Aufstellung Spallier
19:00Einlass
19:30Foto-Shooting Start
20:15Treffpunkt für Polonaise
20:30Eröffnungsrede Moderation
 Geschenke für Direktor und Klassenvorstände vorbereiten
20:35Rede der Direktorin / des Direktors
20:40Vorstellen der Maturantinnen und Maturanten durch die Klassenvorstände
20:50Polonaise
21:15Start der Verkaufsaktivitäten an den Gästetischen
22:00Start Ausgabe der Tombolapreise
23:00Kassasturz 1 (Absammlung der Scheine, 1. Zählung und sichere Verwahrung, ev. Ablieferung bei Bank)
23:45Vorbereitung für Mitternachtseinlage
23:50Ballkönig/Ballkönigin Kür
23:55Schätzspiel – Auflösung
0:00Start Mitternachtseinlage
2:00Ausmoderation “Danke und Goodbye”
Ballende
2:15Kassasturz 2
Zusammenräumen
3:00Wechsel zum Übergangslokal
6:00Wechsel zum Sektfrühstück
7:00Abholung der Restbestände inkl. Bekleidung
8:00Vollständige Räumung der Veranstaltungslocation


Vorlagen

Hier findet ihr hilfreiche Vorlagen, die euch die Organisation eures Maturaballs erleichtern und übersichtlicher gestalten sollen. Sie stehen euch selbstverständlich alle gratis und ohne Login zum Download zur Verfügung.

Ball-Überblick

Oft fühlen sich Eltern und Mitschüler schlecht informiert. Um ein schnelles Status-Update geben zu können, könnt ihr hier eine Vorlage herunterladen, die alle wichtigen Informationen auf einer Seite zusammenfasst.

Kartenverkauf

Diese Vorlage dient euch dazu stets einen guten Überblick über die ausgegebenen Karten zu haben. Des Weiteren seht ihr wie hoch euer Verkaufserlös ist, den ihr direkt in unser Kalkulations-Tool eintragen könnt. In dieser Excel stehen euch drei Blätter für den Ball, die Pre-Party und das Übergangslokal zur Verfügung.

Sponsorpakete

Um euch das Zusammenstellen der Sponsorpakete etwas zu erleichtern, haben wir hier eine Vorlage für euch. Ihr könnt aber natürlich einfach die EXCEL-Datei herunterladen und eure individuellen Preise einfügen. Falls ihr euch bei den Preisen nicht ganz sicher seid, könnt ihr an diesen sehr gerne schrauben. Für spezielle Fragen, weil euer Ball besonders groß oder auch besonders klein ist, könnt ihr uns gerne schreiben und wir werden euch diesbezüglich gerne unterstützen.

Verantwortliche

Diese kleine Excel-Tabelle soll euch einen Überblick geben für welche Bereiche ihr einen Verantwortlichen und eventuell einen Stellvertreter bestimmen solltet. In einigen Fällen, wie z.B.: den Finanzen sollte es auch einen 2. Stellvertreter geben, um stets zwei Zeichnungsberechtigte zu haben. Wenn ihr das klar nach außen kommuniziert, ist für jeden und jede von Anfang an klar, an wen man sich wenden muss, wenn man ein Anliegen hat.