Wichtig ist die fristgerechte Anmeldung durch euch bei diversen Behörden. Wir empfehlen diese sehr früh vorzunehmen, damit in der Hitze des Gefechtes es nicht doch noch in Vergessenheit gerät.

• Veranstaltungsreferat
• Steueramt
• AKM
• Rettungsdienst

zusätzlich meist vorgeschrieben:

• Brandsicherheitswache
• Security Team

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In Graz sind das:

• Bau- und Anlagenbehörde, Veranstaltungsreferat
• Magistrat Graz, Steueramt
  Schmiedgasse 26
  +43 316 872 3441
• AKM
• Rettung, Rotes Kreuz Steiermark
  Münzgrabenstraße 151
  +43 50144 516415
• Freiwillige Feuerwehr der Stadt Graz

Es macht Sinn, euren Balltag gut durchzuplanen und für jeden Bereich einen (oder mehrere) Verantwortliche zu haben, um bestmöglich für alles gerüstet zu sein. Hierfür haben wir euch einen Muster-Tagesablauf vorbereitet, welchen ihr hier sehen könnt. Um euren individuellen zu erstellen, könnt ihr euch die Tabelle sowohl als PDF- als auch als Excel-Datei herunterladen.

Uhrzeit	Was
7:45	Treffpunkt Schule bzw. Lagerort der gesammelten Vorbereitungen
8:00	Anlieferung – Blumen für Rosenkönigin, Klassenvorstände und Dekoration
	Anlieferung – Dekoration
	Anlieferung – Geschenke für Direktor und Klassenvorstände
	Anlieferung – Tombolapreise
	Anlieferung – Ball-Zeitung
	Anlieferung – Getränke für Verkaufsstand
	Anlieferung – Utensilien für Schätzspiel
	Anlieferung – Fotos, etc
8:45	Treffpunkt bei der Ball-Location
9:00	Tombola-Ausgabe – Aufbau (aufsteigend nummeriert)
	Dekoration – Tische
	Dekoration – Bühne
	Dekoration – Eingangsbereich
10:00	Kuchenstand – Aufbau
12:00	Abrechnung/Rückgabe nicht verkaufter Karten
12:30	Auf das eigene Wohl achten: Essen bestellen, jausnen, alkoholfreie Getränke konsumieren
13:00	Erstellung Übersichtsliste und Kuverts für hinterlegte Karten (Vermerk, ob bezahlt) Abendkasse
14:30	Polonaise – Stellprobe
16:00	Getränkestand – Aufbau
16:30	Sound-Check Musik
	Detailplanung mit Musikern (Pausen)
	Mitternachtseinlage – Generalprobe
	Moderation – Generalprobe
18:30	Polonaise – Generalprobe
	Wechselgeld für Verkaufsstände ausgeben
	Öffnen der Abendkasse
	Öffnen Getränkestand Outdoor
18:50	Aufstellung Spallier
19:00	Einlass
19:30	Foto-Shooting Start
20:15	Treffpunkt für Polonaise
20:30	Eröffnungsrede Moderation
	Geschenke für Direktor und Klassenvorstände vorbereiten
20:35	Rede der Direktorin / des Direktors
20:40	Vorstellen der Maturantinnen und Maturanten durch die Klassenvorstände
20:50	Polonaise
21:15	Start der Verkaufsaktivitäten an den Gästetischen
22:00	Start Ausgabe der Tombolapreise
23:00	Kassasturz 1 (Absammlung der Scheine, 1. Zählung und sichere Verwahrung, ev. Ablieferung bei Bank)
23:45	Vorbereitung für Mitternachtseinlage
23:50	Ballkönig/Ballkönigin Kür
23:55	Schätzspiel – Auflösung
0:00	Start Mitternachtseinlage
2:00	Ausmoderation “Danke und Goodbye”
	Ballende
2:15	Kassasturz 2
	Zusammenräumen
3:00	Wechsel zum Übergangslokal
6:00	Wechsel zum Sektfrühstück
7:00	Abholung der Restbestände inkl. Bekleidung
8:00	Vollständige Räumung der Veranstaltungslocation

Oft fühlen sich Eltern und Mitschüler schlecht informiert. Um ein schnelles Status-Update geben zu können, könnt ihr hier eine Vorlage herunterladen, die alle wichtigen Informationen auf einer Seite zusammenfasst.

Diese Vorlage dient euch dazu stets einen guten Überblick über die ausgegebenen Karten zu haben. Des Weiteren seht ihr wie hoch euer Verkaufserlös ist, den ihr direkt in unser Kalkulations-Tool eintragen könnt. In dieser Excel stehen euch drei Blätter für den Ball, die Pre-Party und das Übergangslokal zur Verfügung.

Um euch das Zusammenstellen der Sponsorpakete etwas zu erleichtern, haben wir hier eine Vorlage für euch. Ihr könnt aber natürlich einfach die EXCEL-Datei herunterladen und eure individuellen Preise einfügen. Falls ihr euch bei den Preisen nicht ganz sicher seid, könnt ihr an diesen sehr gerne schrauben. Für spezielle Fragen, weil euer Ball besonders groß oder auch besonders klein ist, könnt ihr uns gerne schreiben und wir werden euch diesbezüglich gerne unterstützen.

Diese kleine Excel-Tabelle soll euch einen Überblick geben für welche Bereiche ihr einen Verantwortlichen und eventuell einen Stellvertreter bestimmen solltet. In einigen Fällen, wie z.B.: den Finanzen sollte es auch einen 2. Stellvertreter geben, um stets zwei Zeichnungsberechtigte zu haben. Wenn ihr das klar nach außen kommuniziert, ist für jeden und jede von Anfang an klar, an wen man sich wenden muss, wenn man ein Anliegen hat.