Angebote prüfen

Welche Maßnahmen zur Generierung von Geldern am Ballabend sind erlaubt?

Mögliche Antworten könnten sein:

• Getränkestand vor Eingang
• Getränkestand und/oder Bar im Veranstaltungsbereich
• Kuchenstand
• Tombola-Ausgabe
• Garderobe  
• …

Leistungs-Check:

Denkt dabei, zum Beispiel, an:

• Wie hoch ist die Gesamtkapazität? (sind darin die Maturantinnen und Maturanten inkludiert?)
• Anzahl möglichen Sitzplätze?
  • hievon Sitzplätze / Tische im Hauptraum?
• Back Stage-Bereich in m²
  • hievon für Gastgeber
  • hievon für Musiker / Künstler / Moderatoren
• Platz für Fotografie in m²
  • Ist ein 2. Studio möglich, falls erforderlich?
  • Wie groß ist das Studio (Länge, Breite)?
• Zutritt für Aufbau am Balltag ab?
• Zutritt für Abbau bis längstens?
• Ist die Endreinigung inkludiert?
• Wann ist ein (Haus-)Techniker vor Ort? (während Aufbau und/oder nur gewisse Stunden?)
• Ist ein Ball Sicherheitsdienst bzw. Security inkludiert und extra zu bezahlen oder könnt ihr die frei wählen?
• Sind die notwendigen Brandschutzbeauftragten inkludiert?
• Wird Personal für Garderobe gestellt oder könnt ihr die Einnahmen selbst lukrieren?
• Gibt es Free-WLAN für euch und eventuell auch für eure Gäste?
• Wird eine permanente Bild-Übertragung in Nebenräume angeboten und ist diese inkludiert?
• Wird eine Bild- und Ton-Übertragung eurer Highlights in die Nebenräume angeboten und ist diese inkludiert?
• Gibt es eine Videowand hinter der Bühne damit alle Gäste an den Highlights leicht sehen?
• Ist die Licht- und Tontechnik inkludiert?
• Ist die auf jeden Fall empfohlene Veranstalter-Haftpflichtversicherung inkludiert?

Qualitäts-Check:

Hier geht es vor allem um die Erreichbarkeit, damit eure Gäste einen unbeschwerten Abend genießen können:

• Anbindung öffentlicher Verkehr, wie z.B. Zug; Bus, Straßenbahn (welche Linien)
• Anzahl der (eigenen) kostenfreien Parkplätze?
• Anzahl der (eigenen) gebührenpflichtigen Parkplätze (Parktarif)?
• Gibt es öffentliche Parkplätze (grüne oder blaue Zone) in der nahen Umgebung?
• Gibt es einen nahegelegenen Taxi-Standort (Entfernung zum Ein-/Ausgang)?
• Wird ein Shuttle-Bus zur Stadt angeboten, falls ihr ausserhalb feiert?
• Wird ein Shuttle-Bus zum Übergangslokal angeboten? – Hinweis: dieser wird auch oft vom Übergangslokal kostenlos angeboten!

Mehrwert-Check:

Sind eventuell Partnerfirmen für folgende Bereiche inkludiert oder bei Bedarf vorhanden? Wenn JA, wer?

• Ball-Organisation
• Ton
• Licht
• Video
• Tische / Stühle / Hussen
• Barelemente
• Lounge Möbel
• Luster
• Leihpflanzen
• Dekorationen
• Blumenschmuck

Preis-Check Zusatz:

• Wie wird der Preis errechnet (z.B. pro Person, Tanzpaar, Art der Polonaise, o.ä.m.)?
• Gibt es Aufpreise für zusätzliche Probentermine, Mitternachtseinlage oder Quadrille?
• Gibt es eine Ermäßigung, wenn ihr das Probenlokal stellt?

Qualitäts-Check:

• Welche Mindest-Erfahrung hat der Tanzlehrer / Choreograf in Jahren und ungefähre Anzahl der Bälle?
• Wird ein fixer Tanzlehrer für Choreografie, Proben und Ball-Abend zugesichert?

Leistungs-Check:

• Ist ein Probenlokal in ausreichender Größe (m²) vorhanden?
• Wie viele Proben sind für die klassische und/oder moderne Polonaise einkalkuliert?
• Wie viele Proben sind für die Mitternachtseinlage einkalkuliert?
• Wird ein Ball-fit-Tanzkurs und/oder Walzer-Auffrischungsabend für die Ball-Eröffnung für Eltern angeboten
  • wenn Ja, wie viele Termine und wie hoch sind die Kosten? 

Preis-Check Zusatz:

• Wie wird der Preis errechnet (z.B. Pauschal oder pro Person, Tanzpaar, o.ä.m.)
• Wenn Pauschalpreise, wie viel kostet…:
  • Reportage am Ball-Abend (Polonaise, Eröffnungsrede, Mitternachtseinlage, etc.)
  • Familien-Fotos am Ball-Abend
  • das Motto-Shooting
• Sind im Angebot alle Fotos am Stick bzw. zum Download inkludiert?
• Wie viel kostet ein Foto bei Einzelbestellung?
  Hinweis: Diese Variante hält die Kosten für den Ball gering und jede bzw. jeder zahlt (nur) für die Fotos, die sie oder er wirklich möchte!

Qualitäts-Check:

• Welche Mindest-Erfahrung hat das Fotografen-/Video-Team in Ball-Aufnahmen in Jahren oder ungefähre Anzahl der Bälle
• Studio:
  • Wie viele Studios werden aufgebaut?
  • Ab wie vielen Maturantinnen und Maturanten wird auf jeden Fall ein 2. Studio aufgebaut?
  • Wie breit ist der Hintergrund für Tanzpaare und Abendstudio?
  • Wie hoch ist der Platzbedarf für das Familien-Shooting am Ball-Abend in m²?
  • Welche Camerabodies werden verwendet?
• Tanzpaare:
  • Wie viele Posen und Bilder gemeinsam als Tanzpaar?
  • Wie viele Posen und Bilder als Einzelperson (nur Maturant:in oder auch externer Partner:in)?
  • Gibt es Ganz- und Halbkörperaufnahmen?
  • Welche Farben stehen als Hintergrund zur Auswahl?
  • Gibt es eine Spotsetzung?
  • Wie viel Zeit ist für jedes Tanzpaar vorgesehen?
• Freundefotos:
  • Wie viel Zeit steht für Freundefotos zur Verfügung?
• Klassenfotos:
  • Wie viele Einstellungen und Bilder je Klasse?
  • Wird der Hintergrund retuschiert?
• Abendstudio:
  • Wie hoch ist das kalkulierte Zeitbudget pro Familien (Stressfaktor!)
  • Maximale Anzahl an Personen mit vollem Hintergrund?
  • Wer erstellt den Zeitplan (Fotograf oder Maturaball-Komitee)?
• Polonaise und Mitternachtseinlage:
  • Wie viele Fotografen stehen zur Verfügung?
  • Wie viele Bilder werden mindestens geliefert?
• Wie viel Bilder werden mindestens geliefert?
  • Reportage
  • Polonaise
  • Mitternachtseinlage
• Motto-Shooting:
  • Ist das Motto-Shooting indoor und outdoor möglich?
  • Wie viele Bilder bekommt die Maturantin / der Maturant?
  • Können die Bilder selbst ausgesucht werden?
  • Können die Bilder auch am Wochenende aufgenommen werden?
  • Gibt es eine Pauschale oder einen Preis je Person?
  • Wird auch ein Druck (z.B.: A0) angeboten?

Leistungs-Check:

• Anzahl der Tage bis zur Anlieferung aller Ball-Fotos (Gastgeber-Fotos, Tanzpaare-Fotos, Gruppen-/Freundschafts-Fotos, Klassenfotos, Familien-Fotos vom Ball-Abend) zur freien Verwendung oder für die Einzelbestellungen?
  (Hinweis: Je nach Auswahl gibt es ein Wasserzeichen am Bild)
• Anzahl der Fotos, die innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung gestellt werden?
• Welche Mindest-Auflösung (Pixel) haben die Fotos?
• Anwesenheit am Balltag für Einzel-, Paar-, Klassen- und Freundschaftsfotos, etc. ab xxx Uhr
• Bei Video zusätzlich: Wird ein Live-Schnitt und eine Liveübertragung am Ball-Abend angeboten?

Qualitäts-Check:

• Von wann bis wann geht die Party (Einlass und Ende)?
• Mindest-Erfahrung des DJ in Ball-Disco in Jahren und ungefähre Anzahl der Bälle
• Nachhaltigkeit der Lichttechnik (z.B. LED, o.ä.)

Leistungs-Check:

• Welche Leistungen sind inkludiert?
  • ist der DJ inkludiert
  • Tonanlage
  • Lichtanlage
  • SMS-Wall
  • Laser-Show
  • Sponsoren-Platzierung auf Videowall möglich

Qualitäts-Check:

• Von wann bis wann gibt es Tanzmusik (Start und Ende)?
• Vorgesehener Pausenrhythmus?
• Mindest-Erfahrung der Band bei Ball-Veranstaltungen in Jahren und ungefähre Anzahl der Bälle?
• Nachhaltigkeit der Lichttechnik (z.B. LED, o.ä.)

Leistungs-Check:

• Welche Leistungen sind inkludiert?
  • Tonanlage
  • Lichtanlage
  • Anzahl der Musiker:innen
  • Welche Instrumente werden gespielt?

Qualitäts-Check:

• Wie lange vor dem Ball muss die genaue Stück- und Seitenanzahl fixiert werden?
• Wann müssen spätestens alle Inhalte zur Verfügung gestellt werden?
• Mindest-Erfahrung in Druck und Gestaltung in Jahren und ungefähre Anzahl der Bälle
• Nachhaltigkeit der eingesetzten Produkte?

Leistungs-Check:

• Welche Leistungen sind inkludiert?
  • Gibt es ein Layout-Programm zur Selbstgestaltung?
  • Wird das Layout gemacht?
  • Werden die Drucke zugestellt, zugesandt oder sind sie selbst abzuholen?

Preis-Check Zusatz:

• Ist eine Einnahmenteilung möglich und wenn „JA“ in welcher Art?

Qualitäts-Check:

• Maximal mögliche Besucher (Kapazität)?
• Von wann bis wann geht die Party (Einlass und Ende)?

Leistungs-Check:

• Welche Leistungen sind inkludiert?
  • Freigetränke
  • Garderobe
  • Endreinigung
  • Security
  • Musik / DJ
• Ist es eine geschlossene Veranstaltung (nur für dich und deine Gäste)?

Preis-Check Zusatz:

• Gibt es inkludierte Getränke, wenn „JA“ welche und wie viele?
• Wird eine etwaige Überzahlung (Anzahlung ist höher als Mindestauftragssumme, aber es kamen weniger Gäste als kalkuliert) refundiert?

Qualitäts-Check:

• Maximal mögliche Besucher (Kapazität)?
• Von wann bis wann geht das Frühstück (Einlass und Ende)?
• ist eine bargeldlose Bezahlung des Frühstücks für Gäste möglich?

Leistungs-Check:

• Welche Leistungen sind inkludiert?
  • Glas Sekt
  • Anzahl der inkl. Heißgetränke
  • Endreinigung
  • geschlossene Veranstaltung (nur für dich und deine Gäste)
  • Security, falls nötig