wesentliche Erkenntnisse

Besetzung des Ball-Komitees:

Eine Durchmischung zwischen extrovertierten Machern, aber auch organisatorischen Bewahrern hat sich in der Besetzung des Ball-Komitees als optimal erwiesen. Das ermöglicht auch die unterschiedlichen Charaktere aller Gastgeber zumindest Ansatzweise schon in den Komitee-Sitzungen zu berücksichtigen.

Es ist absolut wichtig, dass die Aufgaben und Verantwortungen im Komitee verteilt werden und auch, dass die dokumentierten Informationen wieder an einer zentralen Stelle zusammenlaufen. Denn was hilft die zugesagte Spende in Höhe von EUR 1.000,00, wenn die Maturaball-Zeitungsdesigner, nicht wissen, dass ein Inserat einzuplanen bzw. anzufordern ist, und das Geld dann mangels werblicher Gegenleistung in Form eines Inserates nicht fließt.

Primus inter Pares:

Es ist aus unserer Sicht, auch bei absoluter Demokratiebefürwortung, ein Muss, einen „primus inter pares“ oder eben Teamsprecher zu wählen. Denn im Laufe der Organisation, besonders am Balltag selbst, muss eine Persönlichkeit die Letztverantwortung haben und kurzfristig Entscheidungen zu Gunsten der Gemeinschaft treffen können, wenn eine gemeinsame Abstimmung zeitlich nicht mehr möglich ist.

Kassier:

Die Aufgabe der Kassiere ist es, die finanziellen Mittel gut zu verwalten, immer einen Überblick über Außenstände und zugesagte Gelder zu haben und ganz besonders, alle Belege, Angebote, Verträge zu sichten und zentral (mit dem Ball-Checker) elektronisch jederzeit abrufbar zu haben. Nicht selten kommt es vor, dass auf Grund der Unkenntnis mancher Angebote im Detail, Sponsorgelder und/oder Gutscheine nicht vereinnahmt werden oder auch die Kosten unnötig hoch bleiben, weil etwaige Pönale-Regelungen nicht bekannt sind.

5 wesentliche Erkenntnisse

  1. Ins Ball-Komitee sollten jene Gastgeber gewählt werden, die Freude am Organisieren haben, bereit sind, selbst Hand anzulegen und sich hier richtig entfalten möchten.
  2. Ein schöner und stimmiger Ball muss nicht teuer sein.
  3. Den perfekten Ball gibt es nicht, aber mit einer guten, strukturierten Vorbereitung und der Kompromissbereitschaft aller Beteiligten, wird vieles ganz im Sinne der Gastgeber gelingen.
  4. Die Entscheidung, was die Gastgeber tun oder auch unterlassen wollen, liegt ganz allein bei ihnen, ihre Umgebung und der Ball-Checker kann dabei nur mit Entscheidungshilfen unterstützen.
  5. Abschließend sei noch erwähnt, je transparenter das Ball-Komitee, während der ganzen Vorbereitungs- und Durchführungszeit agiert, desto angenehmer und harmonischer wird die Veranstaltung und auch die Abrechnung im Nachhinein verlaufen.